Wie Sie Entscheidungsträger mit Ihrer Petition erreichen

Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person ansprechen

Bevor Sie Kontakt aufnehmen, stellen Sie sicher, dass Sie die Person oder das Gremium identifiziert haben, das tatsächlich die Befugnis hat, das von Ihnen Gewünschte umzusetzen. Wenn Sie jemanden kontaktieren, der auf Ihr Anliegen nicht reagieren kann, verschwenden Sie Zeit und erwecken womöglich den Eindruck, dass Sie nicht verstehen, wie die zuständige Institution funktioniert.

Fragen Sie sich: Wer trifft die endgültige Entscheidung in dieser konkreten Angelegenheit? In manchen Fällen gibt ein Gremium eine Empfehlung ab und ein anderes genehmigt sie. Eine Verwaltungsfachkraft des Gemeinderats kann eine Empfehlung vorbereiten, während gewählte Ratsmitglieder darüber abstimmen. Eine Unternehmensabteilung kann die Richtlinie verwalten, während das Führungsteam Änderungen genehmigt. Wenn beide beteiligt sind, kontaktieren Sie beide.

Wenn Sie unsicher sind, prüfen Sie die offizielle Website der zuständigen Organisation, schauen Sie, wie ähnliche Entscheidungen in der Vergangenheit getroffen wurden, oder rufen Sie die zentrale Telefonzentrale an und fragen Sie, wer für die konkrete Angelegenheit zuständig ist, die Sie ansprechen.

Nehmen Sie früh Kontakt auf, nicht erst bei der Übergabe

Sie müssen nicht warten, bis Sie Tausende Unterschriften gesammelt haben, bevor Sie einer Entscheidungsperson mitteilen, dass es Ihre Petition gibt. Früher Kontakt erfüllt zwei Zwecke: Er signalisiert, dass Sie es ernst meinen, und er gibt Ihnen Zeit herauszufinden, ob es ein formales Einreichungsverfahren gibt, das Sie beachten sollten.

Eine kurze Einführungsnachricht, wenn Ihre Kampagne startet oder wenn Sie Ihre erste relevante Zahl an Unterschriften gesammelt haben, ist völlig angemessen. Halten Sie sie kurz und sachlich. Sie bitten noch nicht um eine Entscheidung. Sie machen die Person nur auf Ihr Anliegen aufmerksam und bauen einen Kontakt auf.

Früher Kontakt hilft Ihnen auch dabei, die richtige Adresse, den Namen der zuständigen Person oder Vertreterin bzw. des zuständigen Vertreters und mögliche Fristen zu ermitteln.

So verfassen Sie eine wirksame Nachricht

Ob Sie eine Einführungsnachricht, ein Zwischenupdate oder ein formelles Übergabeschreiben senden, die Struktur ist dieselbe. Seien Sie klar, knapp und höflich. Feindselige oder anklagende Nachrichten geben der empfangenden Person einen Vorwand, Sie abzuwimmeln.

Jede Nachricht an eine Entscheidungsperson sollte Folgendes enthalten:

• Worum Sie bitten. Benennen Sie die konkrete Änderung, die Sie erreichen möchten, klar und unmissverständlich.
• Warum es wichtig ist. Ein oder zwei Sätze dazu, wer betroffen ist und was passiert, wenn sich nichts ändert.
• Das Ausmaß der öffentlichen Unterstützung. Nennen Sie, wie viele Personen bereits unterschrieben haben, und fügen Sie den Petitionslink hinzu, damit die Person dies überprüfen kann.
• Alle relevanten Fristen. Wenn eine Entscheidung bevorsteht, erwähnen Sie das. Eine Frist gibt Ihrer Nachricht einen Grund, jetzt gelesen zu werden.
• Eine klare Bitte um Antwort. Fragen Sie, was die Person zu tun plant und bis wann Sie mit einer Rückmeldung rechnen können.

Wählen Sie den richtigen Kanal

Je nach Situation ist ein anderer Ansatz sinnvoll.

• E-Mail Für die meisten Kampagnen der richtige Ausgangspunkt. Es schafft eine schriftliche Dokumentation, kann intern weitergeleitet werden und gibt der empfangenden Person Zeit zu antworten. Richten Sie die Nachricht an eine namentlich genannte Person und nicht an ein allgemeines Postfach.
• Brief. Ein ausgedruckter und per Post versandter Brief ist für formelle Institutionen wie das Parlament, Regierungsbehörden oder große öffentliche Stellen angemessen. Ein physischer Brief erhält manchmal mehr Aufmerksamkeit als eine E-Mail.
• Telefonanruf. Nützlich, um einer unbeantworteten E-Mail nachzugehen oder herauszufinden, wer die richtige Kontaktperson ist. Haben Sie vor dem Anruf ein klares Ziel und halten Sie ihn kurz.
• Terminbitte. Lohnt sich, sobald Sie eine beträchtliche Zahl an Unterschriften gesammelt haben. Persönlicher Kontakt ist schwerer zu ignorieren und gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Anliegen direkt darzulegen. Seien Sie bei der Terminplanung flexibel: Wenn die Hauptentscheidungsperson nicht verfügbar ist, lohnt sich auch ein Gespräch mit einer Führungskraft.
• Soziale Medien Wenn Sie eine Entscheidungsperson in einem öffentlichen Beitrag markieren, erzeugt das sichtbaren Druck. Gehen Sie dabei sorgfältig und professionell vor. Das funktioniert am besten, wenn Sie etwas Konkretes zu berichten haben, etwa einen wichtigen Meilenstein, und schlecht, wenn es wie eine anhaltende Belästigungskampagne wirkt.

Führen Sie ein Verzeichnis aller Kontakte: Daten, Namen, was gesendet wurde und welche Antwort Sie erhalten haben. Diese Dokumentation ist nützlich, wenn die Kampagne eskaliert, und unverzichtbar, wenn Sie die Petition formell übergeben.

Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt für den Kontakt

Die wirksamsten Zeitpunkte für den Kontakt mit einer Entscheidungsperson hängen mit Ereignissen in Ihrer Kampagne oder im Entscheidungsprozess zusammen.

• Wenn Sie einen Meilenstein bei den Unterschriften erreichen, der echte öffentliche Unterstützung zeigt.
• Wenn eine Ausschusssitzung, eine Ratsabstimmung oder eine Überprüfung der Richtlinie ansteht. Kontaktieren Sie die Person ein paar Tage vorher, nicht erst am selben Tag.
• Wenn es etwas Neues gibt: Berichterstattung in den Medien über Ihr Thema, eine verwandte Veranstaltung oder eine Stellungnahme einer anderen Behörde, die Ihre Position stützt.
• Wenn Sie bereit sind, die Petition formell zu übergeben. Geben Sie frühzeitig Bescheid, damit die Person sich Zeit nehmen kann, die Petition ordnungsgemäß entgegenzunehmen.

Kontaktieren Sie die Entscheidungsperson nicht so häufig, dass Ihre Nachrichten eher als Druck denn als Kommunikation wahrgenommen werden. Ein oder zwei gut getimte Nachrichten haben mehr Wirkung als eine Flut wöchentlicher E-Mails.

Bereiten Sie ein Übergabepaket vor

Wenn Sie bereit sind, die Petition formell zu übergeben, stellen Sie ein Paket zusammen, das Ihre Kampagne klar und professionell präsentiert. Eine gut vorbereitete Übergabe ist schwerer beiseitezulegen als ein Link zu einer Website.

• Anschreiben: Eine Seite mit einer Zusammenfassung der Petition: das Problem, Ihr konkretes Anliegen und die Zahl der Unterzeichnenden. Nennen Sie alle Fristen erneut und bitten Sie klar um eine Antwort.
• Unterschriftenliste. Drucken Sie eine Zusammenfassung der Unterschriften mit Namen, Orten und eventuellen Kommentaren aus. Wenn Sie Tausende Unterschriften haben, ist eine repräsentative Auswahl mit einer überprüften Gesamtsumme praktischer als jeder einzelne Name.
• Persönliche Geschichten: Einige konkrete Kommentare oder kurze Stellungnahmen von Unterzeichnenden verleihen dem Thema eine menschliche Dimension, die Statistiken allein nicht vermitteln können. Wählen Sie Beispiele, die die Auswirkungen des Themas deutlich veranschaulichen.
• Unterstützende Nachweise. Wenn Sie relevante Berichterstattung, offizielle Daten oder Expertenaussagen haben, die Ihr Anliegen stützen, fügen Sie diese als Anlagen oder Verweise hinzu.

Wenn die Entscheidungsperson Sie bittet, die Unterschriften per E-Mail zu senden, erklären Sie, dass personenbezogene Daten nicht gesammelt per E-Mail übermittelt werden sollten. Eine persönliche oder formell schriftliche Übergabe ist angemessener und zeigt, dass Sie mit den Daten Ihrer Unterstützerinnen und Unterstützer verantwortungsvoll umgehen.

Beziehen Sie die Medien bei der Übergabe ein

Eine öffentliche Übergabe schafft einen Moment sichtbarer Rechenschaftspflicht. Medienberichterstattung über die Übergabe erhöht den Druck auf die Entscheidungsperson und weckt neues Interesse an der Petition.

Eine Woche vor dem Übergabetermin senden Sie eine kurze Pressemitteilung oder eine Anfrage an lokale Journalistinnen und Journalisten, die über Ihr Thema berichten. Teilen Sie mit, was Sie übergeben, wie viele Personen unterschrieben haben und wann und wo die Übergabe stattfinden wird.

Fragen Sie die Entscheidungsperson im Voraus, ob die Anwesenheit von Medien für sie in Ordnung ist. Viele gewählte Amtsträgerinnen und Amtsträger begrüßen diese Gelegenheit. Selbst wenn keine Journalistinnen oder Journalisten erscheinen, machen Sie eigene Fotos und Videos von der Übergabe. Diese können in einem Petition-Update und in sozialen Medien geteilt werden.

Für eine vollständige Anleitung zum Ansprechen von Journalistinnen und Journalisten und zum Verfassen einer Pressemitteilung siehe Wie Sie Medienberichterstattung für Ihre Petition erhalten.

Was zu tun ist, wenn Sie keine Antwort erhalten

Keine Antwort ist üblich und bedeutet nicht unbedingt, dass die Petition ignoriert wurde. Mitarbeitende bearbeiten möglicherweise eine große Menge an Korrespondenz, die Angelegenheit wird vielleicht gerade geprüft, oder Ihre Nachricht hat die richtige Person nicht erreicht.

Haken Sie nach einem angemessenen Zeitraum einmal nach, typischerweise nach ein bis zwei Wochen. Verweisen Sie auf Ihre ursprüngliche Nachricht und fragen Sie höflich, ob sie angekommen ist und wann Sie mit einer Antwort rechnen können.

Wenn Sie weiterhin nichts hören, ziehen Sie andere Wege in Betracht: eine formelle Einreichung über das Verfahren der Institution selbst, eine Frage in einer öffentlichen Sitzung oder den Kontakt über eine gewählte Vertreterin oder einen gewählten Vertreter. Das Ausbleiben einer Antwort zu dokumentieren und in einem Petition-Update oder einer Pressemitteilung zu teilen, kann ebenfalls Druck erzeugen, allerdings erfordert dieser Ansatz sorgfältiges Vorgehen.

Nach der Übergabe: nachfassen und den Kreis schließen

Die Übergabe ist nicht das Ende der Kampagne. Halten Sie Ihre Unterstützerinnen und Unterstützer darüber auf dem Laufenden, was als Nächstes passiert.

• Veröffentlichen Sie direkt nach der Übergabe ein Update. Berichten Sie, wie es gelaufen ist, was gesagt wurde, teilen Sie Fotos und nennen Sie die nächsten Schritte. Unterstützerinnen und Unterstützer, die vor Wochen unterschrieben haben, interessieren sich weiterhin für das Ergebnis.
• Haken Sie bei der Entscheidungsperson nach. Wenn sie zugesagt hat, bis zu einem bestimmten Datum zu antworten oder Maßnahmen zu ergreifen, haken Sie nach, sobald dieses Datum erreicht ist. Eine höfliche, sachliche Erinnerung zeigt, dass Sie dranbleiben.
• Teilen Sie das Ergebnis mit. Wenn die Kampagne erfolgreich ist, teilen Sie das Ihren Unterstützerinnen und Unterstützern klar mit. Wenn nicht, erklären Sie, was passiert ist und ob es weitere Schritte gibt. Menschen, die mitgemacht haben, verdienen zu erfahren, wozu ihre Unterschriften beigetragen haben.

Eine Kampagne, die gut abgeschlossen wird, unabhängig vom Ausgang, schafft Vertrauen bei den Menschen, die sie unterstützt haben, und macht es leichter, sie in Zukunft erneut zu mobilisieren.